למה אתה חייב מערכת BI בארגון שלך

נושאים

עקבו אחרינו

בכתבה הקודמת דיברנו על החשיבות לנתח את המידע שלך ולחלץ ממנו מסקנות.

כעת אנחנו נתרכז בייחוד של מערכת BI ולמה היא חשובה להצלחת הארגון.

אז דבר ראשון מה זה BI?

BI הינו קיצור של BUSINESS INTELEGENCE – בינה עיסקית.

בקצרה, זו מערכת מחשב שמטרתה להציג את הפעילות הארגונית ולהפיק מהנתונים השמורים בה תובנות עיסקיות תוך כדי הצגת הנתונים בצורה קלה ונוחה להבנה.

לרוב, המידע שתמצאו במערכת זו יתנו לכם מבט של 360 מעלות על הפעילות העסקית והנתונים המוצגים בה יהיו "נקיים", מהימנים ונגישים למשתמשים העסקיים.

רקע,

בעולם הטכנולוגי של היום יש לא מעט מערכות שיודעות לעשות "גם וגם" – גם להיות מערכת תפעולית ששומרת לנו את המידע בארגוןכמו CRM ו ERP, וגם יודעת לייצר דשבורדים ודוחות יפייפים על בסיס המידע הזה – לדוגמא, מי הם הלקוחות המובילים? איזה עסקאות ביצענו ומהם המוצרים שמכרנו לאחרונה?

לעיתים הדוחות האלו יתנו לנו פתרון הולם עבור הצרכים שלנו.

אבל ויש כאן אבל גדול, הדוחות האלו יהיו בגזרת הקטגוריה של ה – NICE TO HAVE. כלומר אנחנו נשתמש בהם ואנחנו נוכל לראות מי המוצרים הנמכרים ביותר ומתי נמכרו אבל ברגע שנרצה לראות מידע מצליב מכמה מערכות שונות כאן ניתקל בבעיה.

בכתבה הקודמת דיברנו על חברה שעשתה קמפיין בפייסבוק והצליחה לגייס 'לידים' שהובילו לעסקאות שנחתמו בסוף. ניתוח כזה מצריך מידע מצליב מכמה מערכות – מערכת אחת שתשוחח עם כמה מערכות במקביל ותנתח את המידע שלהם יחד.

מערכת BI שתתחבר לכל המקומות בו זמנית >  תעבד את המידע > ותציג אותו בצורה קלה ונוחה.

התמונה הבאה ממחישה את הריכוזיות של המידע בארגון.

עכשיו נהפוך את הסיפור שלנו למורכב יותר, נניח והארגון מנהל יעדים תקופתיים עבור הסוכנים שלו בקבצי אקסל וקיימת עוד מערכת אחת בארגון שמטרתה לתת שירותי טלפוניה.

יושב לו המנכ"ל וחושב מה הוא צריך לעשות כדי להבין מה קורה מסביבו.

הדרך היחידה לראות איך העסק נושם הוא לנתח את המידע הקיים ובגלל זה הוא יושב לאנליסט שלו (במידה ויש לו בארגון) על הווריד כדי שיפיק לו דוחות יומיים/שבועיים/חודשיים, כדי שיהיה עם היד על הדופק ויבין איך העסק מתפקד.

עבודה קשה האא – כל הגורמים עובדים קשה בשרשרת המידע.

זה לא צריך להיות ככה.

דוגמא להמחשה,

עכשיו אני אצייר לכם תמונה של המציאות איך שהיא צריכה להיות.
תתארו לכם תרחיש בו המנכ"ל מגיע למשרד בבוקר ופותח את המחשב (עוד לפני המיילים ולפני הכל) ודבר ראשון רואה על גבי דשבורד פשוט וברור מה עשה העסק שלו אתמול, לדוגמא:

  1. מי מכר הכי הרבה מכל הסוכנים, האם הם עמדו ביעד היומי שלהם
  2. האם המוצר החדש שהכניסו לא מזמן עומד ברף המכירות שלהם.
  3. כמה לקוחות חדשים היו בשבוע האחרון
  4. האם המלאי יספיק להם לספק את הסחורה או שצריך דחוף להזמין כי לוקח למוצר הפופולרי שלנו חודש להגיע.
  5. האם המכירות השנה שבוע לפני פסח גבוהות או נמוכות יותר בהשוואה לפסח שעבר.
  6. איזה מהלקוחות שלי אינו עומד בתשלומים שלו ולהבא אני אדע לא להרחיב את העסקים מולו.
  7. האם הקמפיין שפירסמנו בפייסבוק יצר מכירות ומה הוא אופי המכירות – גדולות/ קטנות/ חד פעמיות.

תשובות על השאלות האלו יעזרו למנהל לקבל החלטות בקלות יותר והן בסה"כ מבוססות על המידע שכבר נשמר. דשבורד כזה יכול להיות החבר הכי טוב של המנהל ולהפוך את הארגון לכזה שמקבל החלטות לפי נתונים ולא לפי תחושות.

מה שנותר כעת הוא רק לעשות שני דברים:

  • להבין איך העסק מגדיר הצלחה עסקית?
  • להגדיר מספר מדדים פשוטים שכולם מבינים ויכולים למדוד את אותה ההצלחה.

ולתת למספרים לדבר.

לסיכום

בימינו הזמן הוא המצרך היקר ביותר, יש המון גירויים וקשה מאוד להתפקס ולהבדיל בין עיקר לתפל.

תוסיפו לזה את העובדה שכל ארגון שומר לעצמו המון מידע – כאשר רק חלקו רלוונטי למדוד הצלחה ולקחת את הארגון קדימה.

מערכת BI שבנויה היטב ומציגה שורת KPI פשוטים להבנה ולמעקב תקופתי שוטף תעזור מאוד בקבלת ההחלטות הארגונית ותעשה סדר בבלגן ותיצור אמת אחת בו כל הארגון מיושר לפיו.

בכתבה הבאה נדבר על הכלי POWER BI ועל הבשורה שהוא מביא לעסקים רבים.