Bookmarks – למה צריכים את זה

נושאים

עקבו אחרינו

אחד משמות החיבה שיש ל Power BI הוא PowerPoint For Data.

המטרה של מייקרוסופט היא להנגיש את המידע בצורה ידידותית ובחוויה שאנחנו מכירים כמה שיותר קרוב לאחד מהכלי הנפוצים שיש בשוק והוא PowerPoint .

כמו אנחנו מכירים את PowerPoint מעבר בין גיליונות מבוצע ע"י לחיצת כפתור ובכל מסך אנחנו נציג מידע אחר.

על סמך החוויה הזו הוקם אחד מהפיצ'רים הטובים שיש ל Power BI להציע והוא נקרא Bookmarks.

Bookmarks הינו סטאטוס קוו של אחד הגליונות שאנחנו מציגים ב POWER BI ויש לנו אפשרות לנעוץ את המצב הקיים (ממש כמו סימניה בספר) ולקרוא לו בשם מסויים. ובכל פעם שנרצה נוכל לחזור לאותה הנקודה ולראות את המצב השמור.

ניתן להפעיל את אותם Bookmarks ע"י כפתורים יעודיים שכל מטרתם היא לזמן את אותם סימניות שהוגדרו מראש.

מילה אחת לפני שנצלול לתוך נבכי ה Bookmarks, פיצ'ר זה הינו יעיל ושימושי אבל במידה ולא מטלפים בו נכון ובונים אותו כראוי הוא יכול להיות מקור לתסכול ולבלאגן אחד גדול. המטרה שלנו בבניית הBookmarks היא לעבוד ייסודי ולוודא שאנחנו בוחרים את האפשרויות הנכונות.

 

יאללה מתחילים…

 

אז כדי להציג את ה Bookmarks עלינו לחשוף את השוליים הרלוונטיים כמו שמוצג בתמונה הבאה:

לפני שאני מוסיף את ה Bookmark הראשון אני רוצה לפני כן לוודא שהגליון שלי נמצא בסטאטוס שאני מעוניין. ולשם ההמחשה אני אבנה Bookmark שאמור לשקף לי את שנת 2019.

אפלטר את המידע לפי שנת 2019 ואלחץ על על כפתור Add כדי להוסיף Bookmark חדש שמייצג את שנת 2019. המשמעות של הBookmark הזה היא שבכל פעם שאני אקרא לו הוא יפלטר את המידע לפי שנת 2019.

עד כאן היה החלק הקל, ובלב הבא אנחנו נחקור את האפשרויות שיש ל Bookmark להציע בתוך התפריט שלו.

אז אם נלחץ על שלוש הנקודות בצידו הימני של ה Bookmark נגלה תפריט קטן עם משמעות גדולה.

 

נעבור עליהם אחד אחד:

  • UPDATE – ניתן לעדכן את ה Bookmark. כלומר לשנות את הפילטורים שיש בדוח, לדוגמא נשנה אותו לשנת 2018 ואז נעשה Update. כעת בכל פעם שנלחץ על הסימניה הזו נקבל את שנת 2018.
  • RENAME, DELETE – כאילו דהה 😉
  • GROUP – ניתן לקבץ מספר Bookmarks תחת קבוצות.
    האפשרות משמשת רק לצורך סדר בעיניים. לעיתים ישנם דוחות הכוללים מלא (עשרות) של Bookmarks ולולא האפשרות הזו היינו רואים את כולם ברמה אחת והיה קשה מאוד לתחזק אותם.
  • DATA – המשמעות של Data היא לשמר את הפילטרים הקיימים בדוח ולא לדרוס אותם.
    מתי מכבים את האפשרות הזו – כאשר רוצים ליצור סימניה שאינה מבטלת את הבחרות הנוכחיות שיש בדוח.
    בהמשך לדוגמא שלנו מקודם היינו רוצים שהיוזרים יוכלו להנות מ Bookmark של שנת 2019 ובכל פעם שילחצו עליו יוכלו לרות את הנתונים של 2019. הממה לא היינו רוצים שהפילטור הנוכחי שלהם ילך לאיבוד. כלומר אם בחרו לראות רק את המידע של סניף תל אביב (פילטרו את תל אביב בסלייסר) ולאחר מכן רצו לראות את שנת 2019 (ע"י לחיצה על ה Bookmark) אז לולא ביטלנו את האפשרות של Data הבחירה של תל אביב תלך לאיבוד והפילטור היחידי יהיה רק 2019.
    מתי מפעילים את האפשרות הזו – כאשר רוצים ליצור סימניה שמתעלמת מכל הפילטורים הנוכחיים שיש כרגע בדוח (איפוס פילטרים).
    לדוגמא, בקצה השמאלי התחתון אני בד"כ ממקם לחצן שמשמעותו היא לאפס את הפילטרים הנוכחיים – כמו חזרה למצב Default של הדוח. ובמקרה הזה אני רוצה שהBookmark יתעלם מהבחירות הקיימות שיש בדוח ויאפס אותם.
  • DISPLAY – האפשרות הזו שולטת על הצגת/הסתרת Visuals מסויימים שיש בדוח.
    מתי מפעילים את האפשרות הזו – כאשר אנחנו רוצים שלחיצה על Bookmark תגרום להעלמות או הצגה של Visuals מסויימים. לעיתים ישנו תרחיש שאני מתלבט בין שני Visuals להציג את המידע. ואז אני יוצר Toggle קטן שעובר בין שני Bookmarks כאשר מעבר בין שני הסימניות מציג את הנתונים בכל פגם ב Visual אחר.
    כאן אני מציג את המידע בצורת מפה:
 

וכאן אני מציג את המידע בצורת טבלה:

מתי מכבים את האפשרות הזו – בהמשך לשתי הדוגמאות הנ"ל של הצגת המידע על גבי טבלה/מפה ושל הצגת המידע של שנת 2019. הייתי מכבה את האפשרות של VISUALS מה Bookmark של שנת 2019 מכיוון שלא הייתי רוצה שהבחירה של היוזר של שנת 2019 תוביל לשינוי של התצוגה הנוכחית של מפה/טבלה.

  • DISPLAY – האפשרות הזו קובעת אם תנווטו באופן אוטומטי (אחרי שלחצתם על ה Bookmark) לגיליון בו הוא נוצר.
    מתי מפעילים את האפשרות הזו – כאשר רוצים שלחיצה על ה Bookmark הזה תוביל לניווט לגיליון ספציפי.
    עד לא מזמן (עד לעדכון של Power BI לחודש מרץ 2020 ) לא היה ניתן לעשות Page Navigation בין הגיליונות למעט העובדה שהיית צריך ליצור Bookmark ייעודי לזה.
    בתמונה הבאה על מנת ליצור מעבר בין הגיליונות ע"י Bookmark עלי להשתמש באפשרות של Display.
 

כיום, תודה לאל, ניתן לוותר גם האפשרות הזו וניתן להקצות לחצן שכל תפקידו הוא לנווט בין גליונות ללא יצירת Bookmark.
מתי מכבים אפשרות זו – כאשר רוצים למנוע ניווט מיותר של היוזר כאשר ילחץ על Bookmark מסויים.

  • All Visuals / Selected Visuals  – באפשרות זו ניתן להכיל את כל האפשרויות הנ"ל שבחרנו על כל ה VISUALS שאנחנו רוצים במסך או רק על חלק מהם. אפשרות זו מאפשרת לנו להנדס יותר את הפתרון ולא להכיל אותו באופן גורף על כל ה Visuals  שיש במסך.

איך משתמשים ב Bookmarks?

לאחר שיצרנו Bookmarks ניתן להקצות כפתורים ייעודיים שכל תפקידם הוא להפעיל אותם.

איך מוסיפים אותם? טוב ששאלתם.
בחורים את אחד מהלחצנים שיש ל Power BI להציע – שימו לב שלאחד מהלחצנים קוראים באמת Bookmark אבל גם עם שאר הלחצנים ניתן לעשות אותו הדבר.

לאחר שבחרנו את הכפתור כל שנותר לנו לעשות זה לשייך אותו ל Bookmark הרלוונטי ע"י הגדרת הפרמטרים הבאים:

  1. נבחר שהכפתור ישמש בתור כפתור הפעלה ל Bookmark
  2. נבחר את ה Bookmark הרלוונטי
  3. ניתן להוסיף Tooltip – כמו תיבת טקסט שקופצת ברגע שמרחפים מעל הכפתור

Personal Bookmark

ניתן לייצר גם Bookmarks ע"י יוזרים שאין להם הרשאות לגשת ל Power BI Desktop בסביבת Power BI Service.
ניתן ע"י כמה קליקים לייצר תמונה אישית של מה שמעניין את המשתמש הסופי בדוח ולהציג את המידע הרלוונטי אליו.

בתמונה הבאה אני מדגים כיצד ניתן לייצר את ה Personal Bookmarks.

הצגת המידע כמו ב Power Point > מעבר בין גליונות כמו שקפים מוכנים מראש

בתחילת המאמר הזה דיברנו על הדמיון של ה Power BI ל תוכנת Power Point, וזה הפיצ'ר האחרון שאני אציג כאן וזה המעבר בין כל ה Bookmarks הקיימים כמו מעבר בין שקפים ב Power Point.
למה הכוונה? נניח ואתם צריכים להעביר מצגת ואתם רוצים להראות מספר שקפים מתוך ה Power BI בסדר מסויים, כל שעלייך לעשות הוא ליצור Bookmark לכל "שקף" ואז להציג אותם ברצף ע"י לחיצה על הכפתור הבא:

ולאחר מכן מעבר ניתן לעבור בין ה Bookmarks עם הכפתור מימין למטה

סיכום

כמו שראינו BOOKMARKS מאפשר לנו גמישות בהצגת המידע המוצג ומעבר בין סימניות בלחיצת כפתור ובאלגנטיות בלי לגרום למשתמש הסופי ללחוץ הרבה על מנת לקבל את התוצאה הרצויה.

רק שימו לב שאתם יוצרים את ה BOOKMARK בצורה חכמה ויעילה.