שיתוף דוחות ב Power BI

נושאים

עקבו אחרינו

שיתוף דוחות

הקדמה

סיימתם דוח מדהים ב POWER BI ואתם מתים להשוויץ ולשתף אותו עם החבר'ה בעבודה, אבל אתם מתלבטים איך לשתף. אתם יודעים שיש כמה דרכים לשתף ואינכם סגורים מהי הדרך הטובה ביותר.

בפוסט הבא אנחנו נסקור את הדרכים השונות לשיתוף דוחות בתוך Power BI ומחוצה לו.

 

מילה אחת בקטנה על מייקרוסופט מנקודת המבט שלי לפני שאנחנו צוללים פנימה.

אני מעריך את מייקרוסופט ואת הטכנולוגיה המדהימה שהם מביאים לנו וממשיכים לחדש ולרגש כל פעם מחדש, אבל לעיתים אני מקבל את התחושה שהם רוצים לעזור אבל בעצם עושים ההפך ורק מסבכים את המשתמשים עם בחירות מרובות ומפוזרות בכל מיני מקומות. מה שאני מנסה לומר זה שאת אותה הפעולה ניתן לבצע מכמה מקומות ואינך בטוח שאתה מבצע את הפעולה הרצויה מהמקום הנכון ומה ההשלכות לכך.

בשביל זה אנחנו כאן ובפוסט הזה אנחנו נרחיב ונדבר על כל האפשרויות הקיימות לשיתוף דוחות ב Power BI.

התחלת עבודה

אז על פניו פעולה פשוטה וטריוויאלית לשתף דוח, האא? אז לא.

יש כמה וכמה דרכים לשתף את הדוחות שלנו ולכל אחת יש את היתרונות שלה ולפני שאתם תבחרו באחת מן הדרכים עליכם להבין מה היא מציעה.

בשביל שתוכלו לשתף דוחות או להיות משותפים בדוחות שאחרים, על שני הצדדים, המשתף והמשותף, צריכים להיות בעלי רשיונות PRO (ונתעלם לרגע מרישוי של PREMIUM או EMBEDDED שמאפשר לשתף דוחות עם יוזרים שאין להם רשיון PRO, אך שם הרישוי הוא יקר בהרבה מ PRO)

אפשרות 1

Share report/ share dashboard

זו האפשרות הנפוצה ביותר, והפחות מועדפת עלי (***הסבר בהמשך), בה ניתן לשתף דוחות באופן מיידי עם אחרים בארגון.

ניתן למצוא את האפשרות הזו של השיתוף בראש המסך, לפי האייקון הבא: 

Share report

מיד לאחריה יפתח החלון בשולי המסך בו תוכלו לבחור עוד מאפיינים לשיתוף:

נעבור בקצרה על כל האופציות:

  1. עם מי לשתף את הדוח
  2. אתם יכולים לצרף לו הודעה קצרה בה אתם מספרים על הדוח המשותף
  3. האם המשותפים יוכלו לשתף בעצמם הלאה את הדוח
  4. האם המשותפים יוכלו לקבל גישה ל DATASET ולבנות דוחות עליו
  5. האם לשלוח לו הודעה ששיתפתי איתו את הדוח במייל
  6. משתף את הדוח את הדוח במצב הנוכחי בו הוא נמצא  – כמו BOOKMARK
  7. לינק של הדוח
  8. רשימה מרוכזת של השותפים לדוח
  9. כאן ניתן למצוא את הרשימה הנוכחית של היוזרים שיש להם גישה לדוח ומה רמת ההרשאה שלהם:
    • קריאה בלבד
    • קריאה ויכולת לשתף יוזרים אחרים
    • הסרת השיתוף


סיכום שיטה ראשונה של שיתוף הדוחות:

יתרונות

  1. שיטת שיתוף דוחות מהירה – ניתן לשתף את הדוח בצורה המהירה ביותר
  2. ניתן לקבוע רמת הרשאה צפיה בצורה אישית ליוזר. כלומר ניתן להגדיר אם הצופה יהיה רק VIEWER או גם יוכל לשתף את הדוח.

חסרונות

  1. צריך לשתף כל דוח בנפרד ולא ניתן לשתף כמה יחד – וזה חסרון ענק.

*** למה השיטה הזו פחות מועדפת אלי?

אומנם זו הדרך הקצרה ביותר לשתף דוחות ודשבורדים עם עוד יוזרים (באמצעות כמה קליקים) אבל במידה ואתם הולכים עכשיו לשתף דוחות בכמויות גדולות בתוך הארגון השיטה הזו תסבך אתכם.

השיטה הזו מסובכת בשיתוף מרובה של דוחות ואני אסביר את זה לפי הדוגמא הבאה:

בד"כ ארגונים מורכבים ממחלקות שונות ומעולמות תוכן שונים בהן הן נמדדות. לכל מחלקה יש את הדוחות הרלוונטיים שלה ואת השפה הפנימית שלה שבאה לידי ביטוי בבניית KPI ייחודיים למדידת הצלחה עבורה.

בשל כך לכל מחלקה יהיו מספר דוחות BI שמשמשים אותה בעבודה השוטפת, ומעליהם ישבו דוחות העל שישרתו את השכבה הניהולית של הארגון – מעיין מבט על כל המחלקות השונות.

בשביל זה הכנותי מראש את התרשים הבא: 

היררכית ארגון

אנחנו רואים שלכל מחלקה יש מספר דוחות ואם נתבסס על השיטה הראשונה שדיברנו עליה בשיתוף דוחות אנחנו ניתקל בקושי רציני בו יהיה קשה לנו לעקוב אחרי המשותפים שלנו ועל הוספה/הסרה של משתתפים נוספים.

בתכלס מה שהייתי רוצה זה ליצור קבוצות שיתוף כאלו שאוכל לשתף דוחות במשותף איתם לפי עולמות תוכן.

כלומר את כל מחלקת השיווק הייתי מעוניין לשתף עם הדוחות של השיווק, ואילו על מחלקת הכספים לשתף את הדוחות של הכספים.

ומכאן נתקדם לשיטת השיתוף השניה (והיא מתקרבת לשיטת השיתוף המומלצת בעיני)

אפשרות שניה

שיתוף באמצעות Workspace

בשיטה הזו, אנחנו מייצרים Workspace ייעודי לכל עולם תוכן (לדוגמא שיווק, מכירות, כספים וכו') ואז מעלים מספר דוחות במרוכז לכל סביבה כך שנוצרים לי מעיין חדרים חדרים של עולמות תוכן עם כל המידע הרלוונטי בתוכם. בשלב האחרון משתפים את היוזרים עם אותו ה Workspace. כאשר בתוך כל Workspace אנחנו נטען את הדוחות הרלוונטיים לאותה המחלקה.

האמת היא שבעולם אוטופי (כן כן זה קורה לפעמים) מחלקת ה IT מחזיקים קבוצות, Groups, של יוזרים ב active directory לפי מחלקות, כך שיהיו קבוצות שיתוף של יוזרים שמייצגים כל מחלקה. לדוגמא מחלקת שיווק תכיל את כל היוזרים של השיווק וכו'.
ולאנשי ה BI כל מה שיהיה נותר זה לשתף Workspace לפי קבוצות שהוקמו מראש לפי המחלקה שלהם.
לדוגמא, את Workspace של מחלקת שיווק אני אשתף עם ה Group של מחלקת השיווק

איך משתפים בצורה הזו?

  1. יוצרים Workspace חדש
יצירת WORKSPACE חדש

  2. קוראים לילד בשמו החדש

  3. ויש לנו Workspace חדש!

WORKSPACE חדש

  4. משתפים את היוזרים החדשים

יצירת WORKSPACE חדש
  1. אנחנו כעת יכולים להגדיר עבור כל יוזר הרשאות שונות. אלו הן האפשרויות בסדר חוזק יורד:
    1. Admin – זה יוזר שיוכל לעשות הכל בסביבת העבודה הזו – ליצור, למחוק, להוסיף יוזרים וכו'
    2. Member – יכול לעשות הכל למעט מחיקה של ה Workspace. מה כן הוא יכול לעשות? לפבלש דוח, לשתף משתמשים עם הרשאה נמוכה יותר (Contributer וגם Viewer) לאפשר לאחרים לשתף את הדוח, לערוך את התכנים שיש בסביבה הזו ועוד.
    3. Contributor – בעל הרשאות ממוצעות כמו צפיה בדוח, שכפול הדוח ויצירת דוחות נוספים מבוססים על ה DATASET, לתזמן ריענונים באמצעות on-premises gateway ועוד.
    4. Viewer – בעל ההרשאות הנמוכות ביותר ויכול לצפות בדוח.

בלינק הזה ניתן למצוא פירוט מלא של ההרשאות של כל תפקיד.

סיכום השיטה השניה של שיתוף הדוחות:

יתרונות:

  1. ניתן לשתף קבוצות או יוזרים בודדים לאותה סביבת עבודה ולרכז את כל הדוחות הרלוונטיים תחת אותו ה Workspace
  2. ניתן להגדיר הרשות שונות לכל יוזר – ADMIN, MEMBER וכו'

חסרונות:

  1. לא ניתן להחליט מה מהדוחות שטענתי ל Workspace יפורסם לכולם. כל מה שטענתי לסביבה מיד כולם יראו
  2. לא ניתן לקסטם (Custome) את סביבת העבודה – בשיטה הבאה (APP) ניתן.

שיתוף באמצעות APP

השיטה האחרונה (והמועדפת עלי ברוב המקרים) היא לשתף דוחות באמצעות APP.

מה זה אומר? הצופים שלנו על מנת שיוכלו להיכנס לדוחות יצטרכו להיכנס ל APP הרלוונטי עבורם ולצפות בדוחות הרלוונטיים עבורם.

השיטה הזו, אבולוציונית, היא שלב מתקדם בהשוואה לשיטה הנ"ל (שיתוף באמצעות Workspace) והיא מאפשרת לנו, בעלי הדוח, לנהל את השיתוף בצורה קלה ונוחה יותר ובסופו של דבר לשלוט יותר בחוויה של הצופים בדוח.

איך זה קורה? בואו נראה איך עושים את זה:

  1. יוצרים Workspace חדש וקוראים לו בשם החדש.
  2. טוענים לתוך ה Workspace את הדוח שאנחנו רוצים לפרסם (עד כאן הכל כמו השיטה הקודמת)

לוחצים בקצה הימני העליון Update App

UPDATE APP

   3. בשלב הזה יפתחו לנו שלוש אפשרויות בראש העמוד:

  1. Setup – ניתן להגדיר את שם ותיאור האפליקציה
    כתובת האתר שהיוזרים יופנו אליו במקרה שלחצו על כפתור ה Support בראש המסך
    וניתן להגדיר את הלוגו של האפליקציה

  2. Navigation – כאן ניתן להוסיף גליונות נוספים לאפליקציה כמו פורטל ארגוני, סרטוני הדרכה או להטמיע דוחות נוספים.

NAVIGATION

  3. Permission – בשלב האחרון נרשום את רשימת היוזרים שיוכלו לצפות ב APP שלנו ואת ההרשאות שלהם. אלו ההרשאות:

    1. האם יוכלו ליצור דוחות מבוססים ה Data Set שיש ב APP
    2. האם יוכלו לשכפל את הדוח ולערוך אותו
    3. האם יוכלו היוזרים לשתף את הדוח
    4. והדבר האחרון (הכי חשוב לדעתי) זה התקנה אוטומטית של ה APP. סימון האפשרות ע"י Check Box (במידה ואפשרות זו באפור ולא ניתנת לשינוי אז עליכם לגשת ל Admin Portal ולאפשר בחירה זו)
Permission

איך מעדכנים את הדוח הקיים שלכם ב APP

נקודה חשובה בתהליך העבודה השוטפת. אחרי שטענתם דוחות ושיתפתם דרך APP, ואתם רוצים לעדכן את הדוח הקיים שם, עליכם לבצע Update APP לאפליקציה.

כלומר בכל פעם, אחרי שטענתם מחדש את הדוח המעודכן ל Workspace עליכם לבצע ידנית Update APP. הפעולה הזו של ה Update אמורה לדאוג לכך שבמידה ואתם לא מרוצים מהדוח שפיבלשתם לא בהכרח היוזרים יוכלו לראות אותו. רק אחרי שראיתם את הדוח ב Service ואתם מרוצים ממנו רק אז תוכלו לעשות Update App ואז כולם יוכלו לראות את העדכון.

סיכום השיטה השלישית של שיתוף הדוחות:

יתרונות:

  1. יכולת לערוך את סביבת הדוח ואת חווית המשתמש UI – הוספת לוגו ל APP, הוספת לינקים שימושיים, בחירת צבעים של ה APP וכו'
  2. מקדם ביטחון של פרסום הדוח – אחרי שהעלתם את הדוח ל Workspace הדוח אינו מפורסם באופן מידי, ועליכם לבצע Update App.
  3. אתם יכולים לבחור איזה דוח יהיה דיפולטי (כלומר איזה דוח היוזר יראה באופן מיידי כאשר יכנס ל APP) ומי מהדוחות שיש ב Workspace אתם מעוניינים שיראו כולם. לא כל הדוחות שיש ב Workspace חייבים להיות מפורסמים ל App.

חסרונות:

  1. לא ניתן באופן פרטני לתת הרשות שונות ליוזרים שונים. רמת ההרשה של היוזרים נבחרת ברמת ה APP – עבור כולם.

שיתופים נוספים

Publish to web – זה שיתוף של דוח באמצעות URL. כל בעל חשבון PRO יכול לשתף דוח שיצר ברחבי הרשת כאשר הגישה לדוח היא באמצעות URL – כתובת אינטרנט.
כלומר כל מי שיש לו את ה URL שמוביל לדוח, גם אם הוא לא שייך לארגון או שאפילו אין לו חשבון Power BI, יכול לגשת ולצפות בדוח – ולכן צריך משנה זהירות בהפצת הדוח.
היום אפשרות זו לא ניתנת לביצוע באופן הראשוני שלה וכדי שיוזרים יוכלו להשתמש בה ה ADMIN של Power BI צריך לפתוח את האופציה עבורם.

שיתוף בכלים של מייקרוסופט – נכון להיום ניתן לשתף דוחות של POWER BI ולהטמיע אותם בכלים שונים ומגוונים כמו Share Point, Teams, Power Apps

Secure Embed – ניתן לשתף דוח סטייל האפשרות הראשונה (Publish to web) רק שהפעם הגישה לדוח היא באמצעות הזדהות לחשבון 365 שלך. כלומר ניתן להטמיע את הדוח שיצרתם בתוך אתר אינטרנט שלכם (בתוך IFRAM) ולצפות בדוח אחרי שהזדהיתם.
הפתרון הזה הוא פתרון נהדר למי שרוצה שהצופים בדוח לא יצטרכו להיכנס לפורטל של POWER BI על כל המשתמע מזה – לראות את כל ה WORKSPACES ולראות את ה DATASET וכו'. כלומר חוויה נקיה וגישה ישירה לדוח בלי לבלבל לו את המח ב UX מיותר.
בעצם הפתרון הזה, בעיני, הינו אלטרנטיבה זולה ל Power BI Embedded אם כי החוויה בה לא חפה מטעויות (כמו הקפצת חלון נוסף, ויציאה מה IFRAM הקיים, ברגע שהמשתמש ירצה להזדהות עם החשבון 365 שלו).

Power BI Embedded – שיתוף דוחות למשתמשים שלא בהכרח מחזיקים חשבון PRO והטמעת הדוח בתוך אתר אינטרנט. הפתרון הזה מצריך שימוש בקוד של JAVA ולכן תצטרכו (אם אין לכם רקע) להיעזר בבעל מקצוע שיעזור לכם.
בקצרה על הפתרון הזה, ברגע שהיוזר מזדהה באתר שלכם, הוא מעביר טוקן (קוד ארוך) מסוים ל POWER BI כך שבעצם Power BI מבין מה זה היוזר הזה ומציג לו את הדוח הרלוונטי יחד עם הרשאות המורשות לו – מה שנקרא Single Sign On  (SSO) – מה שיוצר חוויה חלקה ונעימה אצל היוזר שלא יודע כלל שהפתרון מוגש לו ב Power BI ולא צריך להחזיק בפרטי הכניסה לחשבון 365.
כמו כן, ניתן לערוך את חווית המשתמש הרבה מעבר לחוויה הרגילה שיש בפורטל של Power BI – כמו, במידה והיוזר ילחץ על קליק ימני בדוח יפתח לו סדרה של אפשרויות נוספות שהוגדרו מראש ולא האפשרויות הסטנדרטיות.

ד"א התמחור של המסלול הזה הינו יקר יחסית והוא נובע מזה שאתה בעצם קונה משאבים (זיכרון, מעבד וכו') שישמשו רק את החשבון שלך ואת היוזרים שיצפו בדוח והעלויות הן החל מ 750$ לחודש.

כאן ניתן לגשת ל Playground של המוצר

סיכום

לכל שיטה יש את היתרונות והחסרונות שלה, ואין שיטה אחת נכונה – צריך להבין מה התנאים ובהתאם לזה לבחור את צורת השיתוף.
בחירת שיטה אחת על פני האחרת תתבצע רק אחרי שנבין מי הם המשותפים ומה הם המאפיינים שלהם (האם יש רמת הרשאה שונה, היכן הם יצפו בדוח וכו'), ובנוסף המטרה גם היא להקל עלינו בניהול השיתוף ומתן ההרשאות ולא להכביד עלינו.

בהצלחה בשיתוף הידע והדוחות שלכם !