למה לא מדברים הרבה יותר על Paginated Report Builder

למה לא מדברים יותר על Paginated Report Builder

כמה פעמים שמעתם את משפט המחץ "אני רוצה לקבל אקסל על בסיס יומי המכיל את המכירות של אתמול/שבוע שעבר"

עוד משפט נפוץ כאשר נפגשים עם אנשי כספים (בד"כ רו"ח) – "אני רוצה שתעשה לי דוח שיהיה כמו דוח רווח והפסד או דוח מאזן"  למי שלא יצא להכיר דוחות אלו דוחות סטאטים המכילים תחת קטגוריות נתונים פיננסיים. ומכיוון שאלו הדוחות היחידים שהם מכירים אז לשם הם שואפים וזה כדי שהם יוכלו להשוות את המספרים של הדוחות שלהם לדוחות ה BU ולראות שהם צודקים.
נכון שזה אבסורד כי אנחנו יכולים לייצר בתור דוחות BI דברים מדהימים ודינמיים, אבל אם אם זה מה שהוא רוצה…

נדבר היום על אחד הכלים ה Under Rated שיש למשפחת ה Power BI להציע.
הכלי הזה לא זוכה לתשומת הלב כמו האח הגדול שלו ושהוא ראוי לה.

זה כלי שהעתיק את היכולות של SSRS במטרה להנגיש את יכולת הבנייה של הדוחות ללא שימוש ב Visual Studio וסרבול מיותר ויתכן מאוד שהוא יאריך ימים יותר מה SSRS שכבר מדברים על הקץ שלו.

קצת רקע

החודש (אפריל 2021) יצא רשמית חשבון Premium Per User  לשימוש וניתן לקנות אותו באופן רשמי.

החשבון הזה הוא סוג של צאצא של חשבון הפרימיום ויש לו יתרונות רבים בהשוואה לפרו והעלות שלו היא ממש מינימלית – 20$.

חשבון PPU נולד כמה שנים אחרי חשבון הפרימיום, וזה אחרי לחץ ציבורי כבד של משתמשים שראו את כל הפיצ'רים שמייקרוסופט ממשיכים לחשבון הפרמיום הבלתי מושג, עם עלות מינימלית של 5,000 $.

הלחץ הגיע משכבת ביניים של חברות שאין להם יותר מ 500 יוזרים (בנקודה הזו יש אדישות בין קניה לכל היוזרים PRO או לקנות לכל הארגון פרימיום) ועדיין רציו להנות מהפיצרים החדשים שהיו נחלתם בלבד.

אחד מהיתרונות הגדולים של PPU היא היכולת להקצות משאבים לחשבון וכתוצאה מכך להשתמש בכלי Paginated Report Builder.

Paginated Report

הכלי הזה מאפשר לבנות דוחות סטאטים (וזה בניגוד לדינמיות שהכרנו עד עכשיו בכלי POWER BI) ולשלוח לתפוצה רחבה את הדוחות למספר בלתי מוגבל של משתמשים.

למי זה טוב הכלי הזה:

  • מי שיש לו לקוחות חוץ ארגונייים שרוצים לקבל תמונת מצב תקופתית על הביצועים שלהם.
  • לקוחות תוך ארגוניים שרוצים לקבל תמונת מצב על הביצועים והארגון לא מעוניין לקנות חשבונות PRO על מנת שיוכלו לראות את הדוחות.
  • ניתן לייצר חשבוניות/קבלות ללקוחות באופן אוטומטי מיד לאחר הרכישה.

ניתן להפיק ולהפיץ את הדוחות בכמה פורמטים נפוצים כמו:

  • Word
  • Excel
  • Power Point
  • PDF
  • CSV
  • XML
  • Tiff File
  • MHtml

 

הכלי שבאמצעותו קורה הקסם – Paginated Report Builder

את הדוחות אפשר לייצר באמצעות הכלי Paginated Report Builder
הכלי הזה הוא שונה משמעותית מהכלי Power BI Desktop – גם בחווית השימוש ויצירת הדוחות וגם בפשטות שלו.
בניגוד ל Power BI Desktop כאן ניתן ממש להגדיר כל פיקסל וכל פיפס שיש בדוח בשביל לקבל את התוצאה הרצויה – צבע, גודל, מיקום של האובייקטים, פונטים, שוליים ועוד ועוד.

חוויית השימוש בכלי Paginated Report Builder הייתה קצת מאתגרת בהתחלה, הכלי הזה הוא פחות אינטואיטיבי בהשוואה לכלי Power BI Desktop – האובייקטים שונים וההגדרות שלהם אינן נוחות כמו שהכרנו עד כה.

מייקרוסופט כהרגלם הקימו בשנת 2020 סדרה של 25 סרטונים (לינק בסוף הפוסט) בה הם מסבירים ומדריכים על הכלי משלב אפס עד לשלב יצירת דוחות. מה שחסר שם בסרטונים זה איך זה ליצור אוטומציה באמצעות Power Automate  ולשלוח את הדוחות לקבוצה של נמענים לפי מיילים ותחת הרשאות.

 

מקורות מידע

ניתן להתחבר לשלל מקורות מידע סטנדרטיים כמו SQL, טבלאות אקסל, הכנסת מידע באופן ידני וכו.

מקור המידע האטרקטיבי ביותר בעיני הוא Power BI Dataset. אתם יכולים להתחבר לDataset שכבר נמצא בענן ויכולים "לרכב" על ההגדרות שיש ל Dataset זה כמו: טבלאות, קשרים, מדדים, אבטחה RLS, ריענון של הנתונים. לכן אפשרות היא מועדפת בעיני.

 

אז למה הכלי הזה לא מקבל תשומת לב גדולה יותר???

עד לאחרונה הדרך היחידה הייתה להשתמש בכלי הזה הייתה תחת חשבון פרמיום.

כאמור המתמשים בחשבון פרמיום משלמים סכום נכבד וזוכים לכמות בלתי מוגבלת של יוזרים שיכולים לצפות בדוחות.

אז קרה מצב שאוטומטית ארגונים שיש להם פרמיום כל היוזרים בארגון זכו למעמד של PRO ויכלו לצפות בדוחות ששיתפו איתם.

עכשיו נשאלת השאלה, אם אני יכול לשתף את כל הארגון שלי וכל היוזרים שלי, ללא מגבלה בכמות, יכולים לצפות בדוחות למה שאני אשקיע ואפתח משאבים על יצירת דוחות סטאטיים שנועדו לחסוך לי את קניית החשבונות שדרכם יוכלו לצפות בדוחות באמצעות דחיפה למייל???

נכון שיש צרכים מיוחדים ולעיתים יש סיטואציות שיש צורך דווקא בדוחות הסטאטים אבל כשיש את האפשרות לפתח דוחות דימניים באמצעות Power BI Desktop אז לרוב זה יהיה עדיף – מה גם שהם פשוטים יותר לפיתוח.

איך יראה העתיד מכאן (אפריל 2021)

להערכתי, בגלל שמייקרוסופט הנגישו את האפשרות לשימוש של Paginated Report Builder באמצעות חשבון PPU, הכלי הזה יקבל במה ראויה יותר ממה שקיבל עד עכשיו – וזה אומר חשיפת היכולות שלו בבלוגים השונים ואנחנו יודעים כמה זה חשוב להתפתחות כל הכלי.

ל Power BI Desktop יש אינספור בלוגים שעוקבים באדיקות אחרי היכולות המתפתחות שלו וזה מהווה דלק להתפתחות נוספת של הכלי בצורה שבסוף כל שנה מסתכלים אחרונה ורואים את הדרך הארוכה שהוא עושה בכל שנה ונדהמים.

אז נכון שהוא לא סקסי כמו Power BI Desktop אבל יש לו את קטע שלו.
אז אם אתם שואלים אותי, דבר ראשון שמייקרוסופט צריכה לעשות זה להחליף את הקמע שלו – הדב הישנוני – ולדרבן אנשים לדבר על הכלי עם יותר התלהבות מאשר שני החברה הנחמדים האלו שמככבים בסרטוני ההדרכה של מייקרוסופט…

Paginate Team

Paginated Report בהשוואה ל POWER BI

קטגוריה

Power BI Desktop

Paginated Report Builder

מחיר

10$20$

כמות משתמשים שיכולים לצפות בדוח

כל יוזר שצופה בדוח עוד 10$ללא מגבלה של תפוצת הדוחות

דינמיות של הדוח

ניתן לפלטר את הדוח ואף לשנות את האובייקטים המוצגים בדוחות באמצעות EDITלא. הדוחות קבועים ואין כאן סלייסרים ופילטרים על גבי הדוח.

היכן ניתן לצפות בדוחות

בחשבונות 365 –  POWER BI, TEAMS, SHAREPOINT
וזה במידה והדוח אינו נחלת הכלל (PUBLISH TO WEB) – במקרה הזה גם ללא חשבון 365 ניתן לצפות בדוח.
ניתן לשלוח את הדוחות בפוש למייל או לשמור אותם מקומית/ בענן בתור קבצים

פשטות יצירת הדוחות

ניתן להגיע לפרטו של ה 80% מהר מאוד. הכל מבוסס על Drag and Drop

עקומת הלמידה יותר איטית והדרך לדוח הראשון ארוכה יותר.

היתרון של הכלי והוא היכולת לשנות ולערוך כל פיקסל כאן היא החיסרון שלו, הגדרות על גבי הגדרות בשביל ייצר את הדוח המושלם.

ויזואליות של הדוח

היצע עצום של ודיאליזות שיש לכלי.
ישנה ספרייה חיצונית בחנות של 365 שם ניתן להוריד
היצע הגרפים מצומצם מאוד

גמישות של הדוחות

ניתן לבנות דוחות מרהיביםהכלי הזה קיבל את התואר Perfect Pixel – כלומר מושלם יכול לשלוט על הכל וניתן לערוך את הדוח עד לשביעות רצון מלאה

יצוא של הנתונים

ניתן לייצא את הדוחות ל Power Point וגם PDF
קחו בחשבון שאם יש לכם טבלה ארוכה בדוח היא תיחתך כי מה שנשלח במייל זו תמונה של הדוח שלכם.
ניתן לייצא את הדוח ל 8 הפורמטים שהזכרנו קודם כאשר היתרון הגדול של פורמטים אלו שהם גמישים באורך הטבלאות שיש בדוחות והן לא יחתכו בגלל הרזולוציה של הדוח.

אוטומציה של שליחת הנתונים במייל

ניתן לייצר אוטומציה יומית שתשלח את הדוח לקבוצת אנשים שיש בבעלותם חשבונות OFFICE  365ניתן לייצר אוטומציה יומית שתשלח את הדוח למספר לא מוגבל של אנשים
   
   

שורה תחתונה

הכלי הזה מתיישב על נישה ש Power BI לא יכול לענות עליה.

יצרת דוחות מושלמים במראה שלהם, סטאטיים (PDF) עם תפוצה רחבה של נמענים וללא תלות ברישיונות של הנמענים.

ישנה קבוצה לא קטנה של ארגונים שהיו משוועים ליכולות כאלו של הכלי הזה – ארגונים פיננסיים ששולחים דוחות תקופתיים ללקוחות שלהם, ואפילו גם מנהלים שרגילים לקבל את האקסל היומי שלהם על המכירות של אתמול.

 

קישורים

ניתן ללמוד על הכלי דרך האתר הרשמי של מייקרוסופט:

https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/learning-catalog/paginated-reports-online-course

תגובות אחרונות