איך תוכלו לשלוח דוח PDF יומי למספר לא מוגבל של מיילים ב 20$ לחודש בלבד?

נושאים

עקבו אחרינו

Power Automate Paginated report

כיצד ניתן לשלוח דוח PDF יומי לתפוצה בלתי מוגבלת של מיילים ללא תלות בחשבונות POWER BI PRO

בכתבה הראשונה דיברנו על העתיד של Paginated report ועל הנישה הייחודית שהוא ממלא ביחס לאח הגדול שלו Power BI.

היום נראה תכלס איך אפשר לשלוח בצורה אוטומטית, למספר לא מוגבל של מיילים, דוחות בפורמט של PDF/אקסל ללא תלות בחשבונות POWER BI PRO.

אתם יודעים מה זה אומר?

שהמשתמשים שלנו לא חייבים להחזיק PRO או בכלל להחזיק חשבון שלPower BI  בשביל לראות את הדוחות.

זה מדהים!

שחקן מרכזי בהפעלת מנגנון שליחת המיילים לקבוצה של אנשים הוא Power Automate.

הכלי הזה מאפשר לנו לייצר תהליך יומי קבוע שישלח את המיילים יחד עם הקבצי ה PDF לקבוצת האנשים.

חשבון Premium Per User

על מנת שנוכל ליישם את המנגנון הזה עלינו להחזיק חשבון שיש לו Dedicated Capacity.
זה אומר שהחשבון שלנו צריך להיות אחד מהשנים Premium או Premium Per User12.

בלי להיות הבעלים של אחד מהחשבונות הללו לא נוכל להפיץ את המיילים לקבוצה של אימיילים.

אז איך עושים את זה

בדוגמא שלנו אנחנו נתבסס על דוח מובנה של מייקרוסופט המכיל נתוני מכירות אזורי לפי שנים.

כך נראה הדוח:

הדוח מכיל שני פרמטרים – שנה ואזור.

המשמעות של הפרמטרים האלו היא שניתן לייצר את הדוח לפי שילוב בחירה של אזור ושנה.

כלומר אם נבחר לדוגמא שנת 2018 ואת אירופה, נוכל לראות את הדוח לפי שני הפרמטרים הללו בצורה הזו.

איך יראה התוצר הסופי

כאמור המנגנון שלנו יודע לייצר דוח נפרד עבור כל יבשת ולכל שנה.

כלומר אנחנו נייצר דוח נפרד עבור כל הקומבינציות הבאות:

אלו יהיו 12 דוחות – 6 עבור כל שנה של צפון אמריקה ו6 עבור כל שנה של אירופה.

כל דוח כזה ישלח לנמען אחר והוא יראה רק את הנתונים הרלוונטיים של אזור מסוים ושל שנה מסוימת.

הדוגמא הזו משקפת את הפונקציונליות של הכלי ואת האפשרות לשלוח לדוגמא לכל מנהל מוצר את הביצועים של המוצרים שלו.

בניית האוטומציה באמצעות Power Automate

לפני שניכנס לסביבת Power Automate אנחנו נבנה טבלה המכילה את הקומבינציה של כל דוח יחד עם הנמען של אותה הקומבינציה. את הטבלה הזו בניתי ב Excel Online שישב ב One Drive.

כך נראה האקסל:

אנחנו רואים גם שהשורה האחרונה ב Group יש בה את הערך Done – נתייחס לזה בהמשך כאשר נבנה את ה FLOW ב Power Automate.

אז לעבודה,

אחרי שהכנו את הדוח ב Paginated report builder והוא מוכן נפבלש את הדוח לחשבון שלנו (מסוג PPU או פרימיום) וניכנס לסביבת Power Automate.

כאן נבחר את האפשרות של תהליך עבודה שהטריגר שלו הוא תזמון יומי בשעה 10 בבוקר – בצורה הבאה:

לאחר שאישרנו נוכל לייצר את השלב השני והוא בחירה של שורה שנמצאת באקסל הנ"ל.

כלומר בכל פעם שהתהליך ייצר PDF הוא יעבור שורה ובחר את שני הפרמטרים שיש באותה השורה.

השלב הבא יהיה לייצר מעגליות כזו כך שהוא ייצר את הדוח עבור כל צמד פרמטרים שיש באקסל וישלח אותם למייל שיש באותה השורה. בשביל כך נבחר את הקומפוננטה של Apply For Each ונכניס לתוכה את הערך Value – הוא מייצג את השורה בה הוא נמצא בכל סיבוב.

כאן נכניס תנאי בו הוא יבדוק אם הערכת של Group שווה ל Done. במידה וכן סיים את התהליך אחרת תתקדם לשורה הבאה.

נתחיל מהסוף, אם הוא הגיע לשורה שיש בה את הערך שיש בה Done אני אבקש ממנו שישלח לי מייל עם שורת הנושא שהתהליך הסתיים בהצלחה. כך זה יראה:

אחרת, אני אבקש ממנו שיעבור שורה שורה ויפיק PDF של הדוח כאשר הוא שותל את שני הפרמטרים של אזור ושנה לכל PDF. כך זה יראה:

שימו לב שהכנסנו את הפרמטרים ואת השמות שלהם בחלקה התחתון של התמונה.

בשלב האחרון נשלח מייל לנמען עם הדוח שיצרנו בשלב הקודם.

הערות לסיום

  • את התרחיש הזה בנינו ושלחנו מיילים לנמענים, כמובן שניתן להחליף את הפעולה הסופית ובמקום לשלוח את המיילים לנמענים ניתן לשמור את ה PDF בתיקייה מקומית.
  • חשבון PPU מוגבל בצורה הזו ש PDF אחד הוא יכול לעשות ב 6 דקות. כלומר ביממה אתם יכולים להפיק 240 PDF שונים.
    חשבון PREMIUM רגיל לא מוגבל ויכול להפיק את כל הדוחות ברצף ללא מגבלת של זמן.

הורדות

ניתן להוריד כאן את הדוח של מייקרוסופט עליו התבססנו בדוגמא שלנו.

תגובות אחרונות